Проблемы с нормативно-справочной информацией (НСИ) – это реальность, с которой сталкивается практически каждая компания. Дублирование записей, ошибки в наименованиях и описаниях объектов, несоответствия – все это приводит к снижению качества данных и усложнению бизнес-процессов. Независимо от размера компании и сферы её деятельности, вопросы нормализации и управления НСИ остаются актуальными и требуют внимательного подхода. В этой статье мы рассмотрим, как создать эффективную систему управления НСИ, чтобы избежать подобных проблем или избавиться от них и повысить эффективность работы вашей организации.
Что такое НСИ?
Нормативно-справочная информация представляет собой совокупность справочных данных, стандартов и регламентов, необходимых для корректного функционирования бизнес-процессов предприятия. В 1С эти данные хранятся в виде справочников и классификаторов, которые могут быть линейными или иерархическими по своей структуре.
Например, к НСИ в 1С относятся следующие справочники:
-
Контрагенты (партнеры, поставщики);
-
Номенклатура (товары, услуги);
-
Валюта, курсы валют;
-
Единицы измерения;
-
Подразделения, склады, магазины;
-
Статьи затрат, статьи движения денежных средств.
Почему нормативно-справочная информация важна?
НСИ задействована во всех бизнес-процессах предприятия и оказывает влияние на:
- Принятие управленческих решений: НСИ обеспечивает точные и актуальные данные, необходимые для принятия обоснованных управленческих решений. От качества этих данных напрямую зависит развитие бизнеса и его конкурентоспособность.
- Подготовку отчетов: НСИ является неотъемлемой частью всех видов отчетности. Корректные и актуальные данные позволяют формировать точные финансовые, управленческие и аналитические отчеты, что способствует более эффективному управлению компанией.
- Имидж компании: актуальность НСИ в документообороте и на внешних ресурсах, таких как веб-сайт компании, влияет на её репутацию и доверие со стороны клиентов и партнеров. Ошибки или несоответствия в данных могут негативно сказаться на имидже компании.
- Финансовую успешность: НСИ имеет важное значение при работе с закупками, управлением запасами и распределением затрат. Точные данные помогают оптимизировать процессы закупок и управления ресурсами, что в конечном итоге способствует увеличению прибыли и снижению затрат.
- Эффективность бизнес-процессов: нормализованные и структурированные данные облегчают автоматизацию бизнес-процессов, что повышает общую эффективность работы предприятия. Это также снижает вероятность ошибок и упрощает интеграцию данных между различными системами.
Как понять, что в используемой НСИ есть проблемы?
Наиболее часто встречающиеся проблемы, указывающие на то, что НСИ требует нормализации:
- наличие дублирующих записей в справочниках (например, дублирование номенклатурных позиций; наличие контрагентов с одинаковым ИНН/КПП и разным наименованием);
-
ошибки в наименованиях, описаниях и параметрах объектов (например, излишняя детализация в наименовании номенклатурной позиции; рабочее наименование контрагента начинается с организационно-правовой формы);
-
неполнота атрибутивного состава номенклатурных объектов (например, вместо использования характеристик в номенклатуре каждый раз создаются новые однотипные элементы справочника);
-
ошибки в отчетной информации (например, одному юридическому лицу в программе соответствуют различные контрагенты, при этом у одного из них образовалась задолженность, а у другого зафиксирован аванс; пересортица товара);
-
неправильное или нелогичное структурирование данных (например, номенклатурная позиция находится в группе, не относящийся к ней по смыслу).
Каким образом можно решить проблемы в используемой НСИ?
Решение проблем в нормативно-справочной информации требует комплексного подхода, включающего несколько ключевых шагов:
Анализ текущего состояния НСИ
- Проведение аудита существующих данных: тщательно проведенный анализ текущих данных определит дальнейшие шаги по оптимизации работы НСИ и позволит избежать непредвиденных затраты в будущем.
Провести качественную проверку справочников, классификаторов и словарей на наличие дублирующих записей, ошибок, несоответствий и устаревшей информации, а также выявление данных, которые требуют обновления или корректировки, могут помочь эксперты «1С-Премиум». Благодаря их многолетнему опыту и применению автоматизированных инструментов для диагностики информации вы получите:
- Экспертную оценку состояния ваших данных на основе лучших практик.
- Применение специализированных решений для быстрого выявления проблемных зон.
- Оптимизацию времени и ресурсов за счет использования автоматизированных процессов анализа.
- Определение основных причин проблем: после выявления проблем определите их коренные причины. Это могут быть ошибки при вводе данных, отсутствие стандартов или недостаточная автоматизация процессов. Анализ причин поможет разработать эффективные меры по их устранению.
Опыт работы команды «1С-Премиум» позволил накопить обширные знания не только о часто встречающихся проблемах в НСИ, но и о редко возникающих, которые также могут существенно повлиять на качество данных. Наши специалисты знакомы с широким спектром возможных сложностей и смогут провести детальный анализ для выявления даже самых нетипичных проблем в нормативно-справочной информации.
Нормализация НСИ
- Структурирование и упорядочивание данных: приведите данные в единый формат и структуру. Это включает в себя организацию информации по логическим группам и уровням иерархии, что делает данные более понятными и удобными для использования.
- Удаление дублирующих записей и исправление ошибок: найдите и удалите дублирующие записи, исправьте ошибки в наименованиях, описаниях и параметрах объектов. Это важно для обеспечения точности и консистентности данных.
- Заполнение недостающих данных: убедитесь, что все необходимые атрибуты и параметры объектов заполнены. Это поможет избежать неполноты атрибутивного состава и повысит качество данных.
Стандартизация данных
- Разработка и внедрение стандартов: создайте и утвердите стандарты наименования, форматов и структуры данных. Это могут быть правила по формированию наименований, единых форматов для дат и чисел и т.д.
- Создание единых справочников и классификаторов: разработайте и внедрите единые справочники и классификаторы, которые будут использоваться всеми подразделениями компании. Это упростит интеграцию данных и улучшит их согласованность.
Важной особенностью нормализации используемой НСИ является минимизация сбоев в ее работе, обеспечить которую можно поэтапным внедрением изменений и тщательной проверкой данных.
Таким образом, нормализация НСИ в уже используемых информационных системах позволит навести порядок в существующих справочниках, устранить проблемы с НСИ и повысить эффективность использования этих систем.
Стоит отметить, что не менее важно проводить нормализацию и выработку механизмов управления НСИ при внедрении новой информационной системы, так как на данном этапе появляется возможность изначально правильно выстроить структуру данных и установить правила их управления. Это позволит избежать многих проблем в будущем, которые могут возникнуть из-за некорректного ввода данных или отсутствия четких стандартов.
На этапе внедрения новой системы важно разработать и применить стандарты наименования, формы и структуры данных, а также создать единые справочники и классификаторы для использования всеми подразделениями компании.
С решением этих задач вас готова поддержать команда «1С-Премиум». Наши эксперты помогут в разработке стандартов и внедрении эффективных механизмов управления НСИ, обеспечив правильное функционирование системы с самого начала.
Как избежать возникновения проблем в НСИ?
Для того чтобы избежать возникновения проблем в нормативно-справочной информации (как первичных после внедрения, так и повторных после нормализации), необходимо внедрить использовать комплексный системный подход, который включает следующие ключевые аспекты:
Автоматизация процессов управления НСИ
- Внедрение специализированных систем: рассмотрите возможность использования систем управления мастер-данными (MDM-системы) для автоматизации процессов управления НСИ. Эти системы помогают централизованно управлять данными и обеспечивают их консистентность.
В качестве МДМ-системы может использоваться, например, 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией. Однако не во всех случаях требуется внедрение отдельной MDM-системы.
Такие системы становятся необходимыми, когда возникает потребность управлять значительными объемами данных, поступающих из различных источников, а также обеспечивать их синхронизацию между разными системами и подразделениями. Также MDM-система нужна там, где требуется строгий контроль за качеством данных и поддержание их единообразия.
Внедрение MDM особенно целесообразно в крупных организациях с разветвленной инфраструктурой, где ошибки в управлении данными могут привести к серьезным операционным и стратегическим рискам.
- Выделение владельца(-ев) справочников и ограничение прав доступа: альтернативой использования MDM-системы для небольших предприятий может быть выделение владельца(-ев) справочника (например, бухгалтера, начальника склада) и ограничение права доступа на создание\изменение элементов справочника - необходимые для создание/изменения элементов справочников права оставить только у владельцев справочников.
- Настройка автоматических процессов: настройте автоматические процессы проверки, обновления и синхронизации данных. Это снизит вероятность ошибок и обеспечит актуальность данных.
Интеграция с другими системами
- Корректная интеграция с другими системами: обеспечьте правильную интеграцию НСИ с другими информационными системами, такими как ERP, CRM и BI-системы. Это поможет поддерживать актуальность и согласованность данных между различными системами.
- Настройка обмена данными: настройте процессы обмена данными между системами, чтобы обеспечить их синхронизацию и актуальность.
Обучение и поддержка пользователей
- Проведение обучающих программ: организуйте обучение для сотрудников, работающих с НСИ. Обучение должно охватывать правила ввода данных, использование стандартов и работу с новыми системами.
- Создание инструкций и методических материалов: разработайте подробные инструкции и методические материалы, которые помогут пользователям правильно работать с НСИ. Это могут быть руководство по использованию справочников и классификаторов, а также советы по предотвращению ошибок.
Мониторинг и контроль качества данных
- Внедрение системы мониторинга: разработайте и внедрите систему регулярного мониторинга и контроля качества данных. Это поможет своевременно выявлять и устранять проблемы.
- Установление метрик и показателей: определите метрики и показатели для оценки качества данных, такие как процент дублирующих записей, количество ошибок и уровень неполноты данных. Регулярно проводите аудит данных на основе этих показателей.
Обратная связь и непрерывное улучшение
- Организация каналов обратной связи: создайте механизмы для сбора обратной связи от пользователей, чтобы узнать об их проблемах и предложениях по улучшению НСИ.
- Постоянное совершенствование процессов: на основе полученной обратной связи и результатов аудитов постоянно совершенствуйте процессы управления НСИ. Внедряйте новые стандарты и методы, которые помогут повысить качество данных и эффективность работы.
Какие преимущества может дать нормализация НСИ?
Нормализация НСИ обеспечит следующие преимущества:
- Повышение качества данных: уменьшение количества ошибок, дубликатов и противоречий в информации.
- Улучшение эффективности обработки данных: оптимизированные и стандартизированные данные легче обрабатывать и анализировать.
- Сокращение времени поиска информации: нормализованные данные легче классифицировать и искать.
- Улучшение принятия решений: качественные и надежные данные позволяют проводить более точный анализ и принимать обоснованные управленческие решения.
- Уменьшение затрат на поддержку: стандартизация удешевляет процессы ввода, обновления и поддержки данных.
- Упрощение интеграции: стандартизированные данные проще объединять с другими системами и приложениями.
- Повышение гибкости системы: нормализованные данные легче адаптировать к изменяющимся бизнес-требованиям.
Качественное управление нормативно-справочной информацией — это ключевой фактор успешной работы любой компании. Нормализация данных, стандартизация процессов и внедрение автоматизированных систем управления НСИ оказывают прямое влияние на повышение эффективности бизнес-процессов и снижение затрат.
Регулярный мониторинг и контроль данных, а также обучение сотрудников обеспечат высокий уровень точности и актуальности информации. Применяя эти подходы, компания сможет минимизировать риски и укрепить конкурентные позиции на рынке.
Таким образом, нормализация НСИ — это важный и комплексный процесс, который можно рассматривать как отдельный мини-проект. Для его успешного выполнения мы предлагаем воспользоваться нашим сервисом «Построение эффективной системы управления НСИ».
Высокая экспертиза и готовые решения компании «1С-Премиум» сделают процесс нормализации данных проще, дешевле и быстрее. Мы можем помочь как с отдельными этапами нормализации, так и взять на себя выполнение всего проекта целиком. Наши специалисты проведут аудит данных, выявят существующие проблемы, предложат оптимальные решения и настроят автоматизированные механизмы проверки и обновления данных. На всех этапах мы предоставим полную поддержку и консультации, чтобы ваш бизнес мог эффективно управлять НСИ и повышать свою производительность.
Назад
